Bilag Workflows i e-conomic
Vil du automatisere bilagshåndteringen?
Funktionen Bilag Workflows i Smart- og Avanceret-pakken sparer dig for at indtaste de samme bilag igen og igen – og gør godkendelsen af bilag nemmere.
Godkendelse af bilag
Gør din bilagsgodkendelse enklere
Alle kan uanset pakke manuelt sende bilag til godkendelse hos én person. Men i Smart-pakken kan processen gøres automatisk, og det er der mange, der benytter sig af.
Send til godkendelse automatisk
Det kan fx være, at regninger fra en bestemt leverandør eller over et vist beløb altid skal godkendes, inden de kan bogføres. I en automatiseret proces sker det af sig selv, så du ikke skal huske, hvem der skal godkende hvad og hvornår.
Automatisk godkendelse hos én person
I Smart-pakken kan du sætte workflows op, så bilag sendes til godkendelse hos én person. Du kan have flere godkendere, og bilaget vil så automatisk blive sendt videre til den kassekladde, du har valgt i dit workflow, når én af disse har godkendt.
Brug for godkendelse hos flere personer?
I Avanceret-pakken kan du også vælge, at bestemte bilag skal godkendes af op til tre personer. Hermed får du flere muligheder for at skræddersy godkendelsesprocessen.
Enklere proces
Sådan fungerer Bilag Workflows
Hvad skal der ske med dine bilag, når de kommer ind i e-conomic? Med Bilag Workflows kan du sætte e-conomic til at gøre arbejdet for dig ud fra dine behov og dine regler.
Et workflow er en automatiseret proces
Inden de kan bogføres, skal dine bilag videre fra Inboxen til en kassekladde eller måske til godkendelse. Du kan slippe for selv at håndtere processen ved at opsætte et workflow: En automatisk proces, som systemet udfører for dig. Man kan sige, at du overlader nogle af de mange klik i bogføringsprocessen til e-conomic.
Dine regler bestemmer workflowet
Du definerer nogle regler baseret på informationer (kaldet triggers) på bilagene som fx beløb, leverandør, valuta, hvem der har uploadet det eller hvordan det er uploadet. Og du bestemmer, hvad systemet skal gøre med et bilag (handling), hvis det har en eller flere triggers. Det kan fx være, at fakturaer over et vist beløb altid skal til godkendelse hos en bestemt person.
Dit regnskabsprogram gør arbejdet
Når du har opsat et eller flere workflows, vil systemet automatisk scanne dine bilag for relevante informationer – triggers – når de lander i e-conomic. Og baseret på de regler, du har defineret, sender systemet selv bilaget videre til en bestemt kategori i Inboxen, kassekladden eller godkendelse.
Guide
Kom godt i gang
Du kan bruge Bilag Workflows, når du har Smart- eller Avanceret-pakken. Når du har oprettet et workflow, scanner systemet selv bilagene for informationer og gør, hvad du har bedt om.
Find Workflows i Inboxen
Gå ind i Inboxen og tryk på Workflow-ikonet oppe i højre hjørne. Herefter skal du trykke på knappen ‘Opret Workflow’.
Navngiv og opret dit workflow
Du kan vælge at lave dit eget Workflow (Start fra bunden) eller at bruge en af vores skabeloner. Når du har valgt, skal du give workflowet et navn – fx ‘Regninger over 10.000 kr.’
Definér reglerne i dit workflow
Nu skal du vælge de informationer (triggers), som systemet skal reagere (handle) på. Og du skal definere den handling, systemet skal udføre – som fx at sende regningen til godkendelse og derefter til kassekladden, når den er godkendt.
Find Workflows i Inboxen
Gå ind i Inboxen og tryk på Workflow-ikonet oppe i højre hjørne. Herefter skal du trykke på knappen ‘Opret Workflow’.
Navngiv og opret dit workflow
Du kan vælge at lave dit eget Workflow (Start fra bunden) eller at bruge en af vores skabeloner. Når du har valgt, skal du give workflowet et navn – fx ‘Regninger over 10.000 kr.’
Definér reglerne i dit workflow
Nu skal du vælge de informationer (triggers), som systemet skal reagere (handle) på. Og du skal definere den handling, systemet skal udføre – som fx at sende regningen til godkendelse og derefter til kassekladden, når den er godkendt.
Automatisering
Det er dig, der bestemmer
Med Bilag Workflows kan du skræddersy bilagshåndteringen. Og det er altid dig, der har kontrollen, fordi du selv definerer de regler, systemet skal følge. Grundlaget for Bilag Workflows er e-conomics aflæsning af informationerne på de bilag, der lander i Inboxen. Vi udvikler løbende funktionen, så systemet kan genkende flere informationer (triggers).
Digitale bilag
De digitale bilag er forudsætningen
Digitaliseringen af dine bilag gør det muligt at automatisere arbejdsgange og -processer med Bilag Workflows. Når du uploader et bilag til e-conomic, opbevarer du det digitalt, sådan som bogføringsloven kræver. Samtidig kan systemet aflæse informationer på dine bilag, så du kan automatisere bilagshåndteringen.
Hjælp og kurser
Skal vi hjælpe dig med Bilag Workflows?
Når du bruger e-conomic, har du adgang til både hjælp og uddannelse. Det gælder også, når du skal i gang med at bruge Bilag Workflows.
Brug hjælpemenuen
Hjælpemenuen inde i e-conomic gør det nemt at få hjælp. Her finder du fx vores AI-chatbot, som altid er klar til at svare, og et direkte link til e-copedia, som selvfølgelig også rummer en guide til Bilag Workflows.
Lær det på skærmen
Tager du vores gratis onlinekursus i digital bilagshåndtering, bliver du også klogere på, hvordan du kan bruge Bilag Workflows i din bogføring.
Tag på kursus
Vil du have en grundigere indføring i Bilag Workflows og andre muligheder for at effektivisere bogføringen, er vores Academy-kursus i automatisering en god investering.
Bank Workflows
Automatisér håndteringen af dine bankposteringer
I Smart- og Avanceret-pakken kan du også opsætte workflows, som håndterer dine bankposteringer automatisk, når du får dem ind i e-conomic via Bankintegration eller manuelt. Bank Workflows forenkler bogføringen af dine banktransaktioner og den vigtige afstemning af bank og regnskab – og mindsker risikoen for fejl.
Bliv e-conomic Insider
